一番簡単に実施できるものでありながら、ほとんどの日本企業で出来ていないのが、机の上の整理整頓ではないだろうか。
外国企業、及び日本にある外資系企業からの転職者が日本企業の機密管理に対する意識の低さを最初に体験することでもある。
日報、伝票は言うに及ばず稟議書、議事録、社員名簿、設計図、コンピューターソフトリスト等ありとあらゆる資料が個人の机の上を占拠し、本来の作業スペースは猫の額ほどしかないケースも多く見受けられる。
これでは書類の１枚や２枚無くなっても全く分からない。悪意を持った者にとっては宝の山に映るであろうし、悪意を持たない者が悪意を持った者に変わったとしても企業はその者を責められない状況である。
しかも、この状況は昼夜、平日休日を問わない、いつでもそこにあるのである。
会社によっては退社時にその日使った資料等を片づけて帰ることを実践している企業もあるが、それでも机の上には社員名簿、取引先電話番号表、メモ書き、今日のやり残しの資料、郵便物が出したままになっていたり、決裁箱、レターケースの中に稟議書、見積書等が残されているケースが多い。
酷い場合にはパソコンのＩＤ番号や暗証番号のメモ書きが貼ってあったりデスクマットに挟んである。これでは片づけたとはいえない。
ここでいう整理整頓とは最低限退社時の机の上には全く何も無い状態にすることである。
勿論電話器等は別であるが、レターケースも無く、メモも貼られていない状態を指している。
新入社員用に机を用意してある状態と思っていただきたい。これは決して極端な例ではなく、外資系企業の多くはこの状態で退社することが従業員に義務づけられており、従業員もそれが当たり前となっている。これが第一段階であり、最低限の状態であることを認識していただきたい。
次に机の引き出しについてであるが、日本企業では個人が机の中に所有する資料が非常に多い。しかも同じ課内で全員が同じ資料を個別に所有していたり、日常業務に全く使用しない資料がファイルされていたりする。
是非一度机の中の棚卸しをしていただきたい。そして、出来る限り共有のキャビネットに収納するか、不要な資料、何年も使用したことがない資料などはこの際、破棄することである。
例えば営業部門の見積書などは現在自分で作成中のもの以外は引き出しに入れておく必要はないし、社内報などは持ち帰るか、破棄すべきものであろう（情報防衛の観点からすれば全員に配布するべきではないと思うが）。
また、引き出しの中にある私物は個人用ロッカーに入れるか、持ち帰らせ、今後、私物については、オフィスエリアに持ち込まないよう徹底指導すべきである。
このように引き出しの中を整理することにより机の上にある収納場所のなかったものが退社時に収納できるようになり、電話器以外何ものっていない机を実現することが出来るのである。
そして、退社時には必ず引き出しに施錠をして帰ることを従業員に義務づけることも重要である。
一部の企業では緊急時に担当者の書類が必要になることがあるので引き出しには施錠をしないように指導しているところもあるが、情報防衛の観点からすれば非常に危険である。夜間、休日に誰かが引き出しを開けないという保障は全くないのである。
そこでこのような企業への提案として、通常引き出しの鍵は２本付属している、その内の１本を机の使用者が、もう１本を総務部等の情報管理責任部署で厳重に保管する。そして、緊急事態の場合のみ情報管理責任部署より鍵を借り開錠する方式を採用されては如何だろうか。
また、その机の使用者が異動、出向、退職等によりその机を使用しなくなるときには引き出しの鍵を返却させ、出来れば机の鍵自体を交換することが望ましい。
次に昼休み、休憩時間中の机の上についてであるが、まず実施しなければならないことはパソコンの不正使用防止である。
つまりそのＩＤの使用者以外の者がそのパソコンを使用できないようにしておくことである。これには簡単なものであれば正しい暗証番号を入力しなければスクリーンセーバー画面から抜けられないものやネットワークサーバーでアクセスコントロールするもの、指紋認証するものまで様々なものが市販されているのでシステム管理者と相談の上何らかの制御をしておくことである。
その際、出来れば５分〜10分間何も入力されなければ強制的に制御が開始されることが望ましい。
そして、机の上の作業中の資料であるが、昼休み等の比較的長く離席する場合は引き出しに締まっておくことが望ましい。また、休憩等短時間の場合は資料を裏返しにしておくだけでも充分効果的であろう。
次に机の周辺、特に机の下であるが、ここに様々な書類を置き、自分の椅子が入らない状態になっているのをよく見かける。
やはり机の周辺の書類等も全てなくすよう徹底する必要がある。
最後に共有のキャビネットについてであるが、これも退社時に必ず施錠し、鍵はそのキャビネット使用部門の責任者が管理し、翌日出勤してから開錠するように習慣づける必要がある。
キャビネットの鍵は机の鍵と同様２本あるが、やはり１本は情報管理責任者が保管する。
また、中が見えるガラス戸のキャビネットには重要なファイル（社員名簿、設計図、見積書、売上計画書、販売マニュアル、請求書、各種伝票類）は入れず、中の見えないキャビネットに保管するようにする。
特に設計図等はそれだけを見れば全てが分かってしまう状態を避けるため、分割して別々のキャビネットに保管することが重要である。 |
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