一口に来訪者といっても、本来のビジネス上のお客様もいれば、保険の外務員、飛び込みセールスマン、果ては仕出し弁当、宅配便、バイク便、出前等様々な人間が企業には訪問してくる。
従って、その対応方法も幾つかに分けて考える必要がある。しかし、対応方法として共通して言えることは、絶対にオフィスエリアに入れないことである。これが基本であり、用件による対応分類はその応用と考えていただきたい。
まず、はじめにビジネス上のお客様の場合、ほとんどの企業では応接室で面談することになるであろう。
この場合重要なことは応接室で来訪者が１人になる時間を作らないことである。その理由は来訪者に盗聴器を設置する時間を与えないためである。まさかと思われるかもしれないが、盗聴器はほんの数分あれば設置でき、電池式であれば約１週間、同じ電池式であっても音声起動式のものであれば２〜３週間、コンセントに取り付けるタイプのものであれば半永久的にその応接室の会話を盗聴し続けることができるのである。
対応方法としては、まず、応接室には企業側の面談者が引率し一緒に入退室することである。
ほとんどの日本企業では受付嬢がお客様を待たせないように担当者が来る前に応接室に通してしまうが、ここが危険である。受付に椅子を設置するなどして、担当者が来るまでそこでお待ちいただき、担当者が応接室に案内すれば、来訪者が応接室で１人になる時間を作らずにすむわけである。
もちろん応接室に監視カメラを設置していたり、前述した電磁波シールドが施されている場合にはこのような対応は不要となるが現実的にはなかなか難しい問題がある。ただ最近では目立たないように煙感知器等に偽装した監視カメラも販売されているので予算が許せばそのようなものを設置することも可能になってきた。
なお、最近では録音時間が12時間以上あり作動音のしないＩＣレコーダーが販売されているので、書類を渡すわけではないからという安易な気持ちで人事情報等の機密情報を話してしまうことのないよう注意が必要である。
次に重要なことは、来訪者の忘れ物である。たとえば、来訪者との面談後、その担当者に電話がかかり、応接室にボールペンを忘れてきたので次回訪問するまで保管しておいて欲しいと言われ、担当者は自分の机のペン立てにそのボールペンを立てておく、実はそのボールペンの中には盗聴器が組み込まれている
。その来訪者はそれから１週間担当者の近くの会話全てを盗聴し、電池の切れた頃に訪問しそのボールペンを回収する。これは決して架空の話ではなく、実際ちゃんと字の書けるボールペン型盗聴器が市販されているのである。その他にもカード電卓型などもあり油断はできないのが現状である。
最後に来訪者からの貰い物にも注意が必要である。最近では不景気なため減少傾向にあるが、移転祝いなどの贈答品、販促用のボールペン、電卓、時計などにはもしかしたら盗聴器が仕込まれているかもと疑ってみることである。実際、様々なものに盗聴器を仕込むことが可能となっており、特に電気、電池で作動するものは要注意である。
次に最近は減ってきていると思うが、日本の企業では保険の外務員などが比較的自由に社内を徘徊しているケースが多い。時には役員室にまで勝手に入ってパンフレットやキャンディを置いていく。
特に長い付き合いの保険のおばちゃんであれば悪いことはしないだろうと考えるのが人情であろう。しかしながら、仮に本人にその気がなくても、社内のうわさ話、人事発表掲示、社内報は自然と耳で聞き、目にし、頭に入ってしまうものである。また、場合によっては社員が名簿を渡したり、セクハラ、社内不倫等の身の上相談をしたりすることがあるのである。そうして社内の情報は外部に漏れて行ってしまうのである。
これらへの対応方法は、まずオフィスエリアへの出入りを禁止し、社員と会う場合はロビー、応接室、社外等を利用するよう規定することである。そして社員に対し次項で記述する方法等で企業情報に対するマインドを醸成することである。
次に宅配便、バイク便、出前、仕出弁当屋への対応であるが、これも受付より中には入らせないことが重要である。非常に当たり前のことであるが、実はこれができていない。
バイク便が発送部署まで資料を直接取りに行ったり、仕出し弁当が各部屋まで配達されたりしているケースは非常に多い。今一度社内を確認することである。
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