| 保 管 |
保管に関してはその情報のランク、管理責任者を明示し、ランク毎に保管する場所を設定することである。具体的には紙情報には機密ランク別の判を押し、フロッピィーディスク、ＣＤ、ＭＤ、ＤＶＤや磁気テープ等の電磁媒体にはラベルを貼り、極秘、秘ランク情報は指定された施錠できるキャビネットに保管し鍵は管理者と情報管理担当部門責任者（多くの企業ではおそらく総務部長であろう）が保管する、そして、機密資料の閲覧、持出しに関しては必ず管理者立ち会いのもと実施しそれを記録をしておく。また、多くの企業では部外秘ランクの情報は個人に配布されているが、これも回覧、或いは掲示方式に変更し期限を決め回覧、掲示し、最終管理責任者が施錠できるキャビネットに保管するか、シュレッダーを使い破棄するかすべきである。そうすれば産業スパイがゴミ箱を覗くことも減るのではないかと思う。また、ネットワーク上のデータの場合は情報毎に社員ＩＤ番号別にアクセスコントロールを実施し、権限のないＩＤからのアクセス要求については即座に管理責任者に報告がいくシステムを確立しておくことである。 |
| 複 写 |
次に機密情報の複写についてであるが、情報防衛の観点からは複写をしないことが一番ではあるが、止む負えない場合は管理者自身が依頼により複写を実施し、記録をしておく事である。その際、手渡す複写物に番号を振り、仮に勝手に複写された場合でも誰に渡したものか分かるようにしておく。そして、できれば番号のようにはっきりと分かる印以外に別の秘密の識別番号を入れておくことが望ましい。また、機密文章を複写するコピー機の脇には必ずクロスカットタイプのシュレッダーを設置しておき、失敗したら即座にシュレッダーで裁断できるようにしておく。尚、機密情報以外を複写するコピー機も管理者の目の届く範囲に設置しシュレッダーを併設しておくべきである。 |
| 廃 棄 |
最後に廃棄についてであるが、秘ランク以上の情報については必ずシュレッダー後に廃棄する必要がある。特に最近の環境への配慮からリサイクルが盛んであるが、リサイクル用の用紙入れに機密資料を入れないように早急に社内通達を実施していただきたい。また、廃棄業者と契約しているからと施錠された廃棄箱に直接廃棄するケースも多いが、これも収集、運搬、焼却/融解全てのプロセスで漏洩する危険性を持っており甚だ無防備と言うほか無い。そして、使用するシュレッダーであるが、線状に裁断するものは、過去に実際にあったが、努力と忍耐で復元されてしまう。従って、ミリ単位の紙辺に裁断するクロスカットタイプのものを使用する必要がある。そして管理者は裁断の事実確認と廃棄の事実確認をし記録する。ここでいう廃棄の事実確認とは廃棄業者からの廃棄確認書受領のことであり、これにより廃棄のプロセスが終了する。最低でも月に１〜２回は廃棄場まで同行する事も必要である。 |
